Comment améliorer la gestion des flux d’information ?

En matière de management de l’information, la gestion des flux d’informations est l’une des principales problématiques auxquelles se trouvent confrontés les knowledge workers d’aujourd’hui. Certes, ça n’est pas la seule : on peut aussi citer la gestion du stockage, la recherche de l’information, la gestion des tâches, etc. Nous aurons l’occasion de revenir sur tous ces sujets. Mais j’aimerais consacrer cet article à la question de la gestion des flux d’information. 

Cette question est de plus en plus importante au fur et à mesure que le volume des informations produites par l’humanité croît de manière exponentielle, comme on peut le voir sur le graphique ci-dessous. C’est le fameux Big Data.

La croissance exponentielle des informations (Source : IDC)

La croissance exponentielle des informations (Source : IDC)

Je pense également que le problème se pose d’autant plus pour les knowledge workers que s’accroît le volume de messages et d’informations courtes, promus par les médias sociaux, voire simplement de données issues du big data analytics et de l’internet des objets.

Face à cette situation, la question de la gestion des flux d’informations par les knowledge workers se pose sous des angles variés, notamment les suivants :

    • gestion de la quantité d’informations entrantes (le volume d’informations à traiter sur un laps de temps donné ne cesse de croître)

    • gestion de l’urgence de traitement, c’est-à-dire de lecture et/ou de réponse-réaction
    • gestion de la priorité entre les traitements
    • gestion de l’interprétation
    • gestion de la classification

gestion de l’hétérogénéité des données et informations, aussi bien au niveau des sources (provenance) que des formats.

Quelles solutions sont possibles ? D’un côté, on peut trouver des solutions dans les comportements individuels et collectifs. De l’autre, des solutions peuvent être apportées par le traitement informatique et logiciel des informations.

C’est cette seconde piste que je vais étudier dans cet article.

Concernant cette piste, il faut noter que les problèmes et les solutions ne sont pas les mêmes selon que l’on utilise un smartphone, une tablette ou un ordinateur desktop. Le type d’appareil et l’usage qu’il implique sont donc particulièrement impactants.

Pour autant, je ne ferai pas de distinction sur ce plan dans ce premier article sur le sujet. J’y reviendrai ultérieurement. Je vais pour l’instant prendre le problème et ses solutions possibles dans leur globalité. Comme il serait d’ailleurs trop long de rentrer dans le détail de chacune des pistes, je me contenterai d’une très courte présentation de chacune d’elles.

Quelles solutions sont donc possibles pour nous aider à mieux gérer les flux entrants d’informations ? Qu’elles sont les pistes de travail pour améliorer cette situation ?

1. Gérer la multiplication des sources

 
La première piste de travail consiste à nous aider à gérer la multiplication, et donc l’hétérogénéité, des sources et des formats.
 
Pour cela, il faut mettre en place des systèmes d’aggrégation des flux qui proposent une interface centralisée de consultation. C’est la logique des portails, des hubs, des dashboards et autres aggrégateurs…
 
Travaillent en ce sens :

2. Gérer le nombre et la fréquence des informations entrantes

 
Pour gérer le nombre et la fréquence des informations entrantes, et donc lutter contre la surcharge cognitive, il faut :

  • multiplier les fonctionnalités de tri, de filtre et de priorisation en amont (via algorithmes ou paramètres personnalisés ou délégation humaine d’expertise et de filtre),
  • ainsi que celles de tri, de filtre et de manipulation rapide en aval (archivage, classification, destruction, réponses automatisées…).
  1. Travaillent dans le sens de l’optimisation en amont :
    1. des apps ou devices qui fonctionnent comme des assistants intelligents tels que Google Now, Winston (résumé oral des news), Google Glass
    2. des systèmes (apps, surcouche d’OS ou OS) d’écran d’accueil intelligent tels que tels que Chameleon, l’interface Métro de Windows 8 et Windows Phone 8, l’interface Blink Feed du HTC One, la fonctionnalité BlackBerry Hub du BB Z10
    3. des apps de tri, filtre ou résumé : iWitness, Percolate, Summly
    4. des apps de curation, qui misent sur les filtres humains en amont (les curateurs), telles que scoop.it, storify, spunge, newsana, Delve
    5. des “apperating system” ou homescreens sélectifs tel que Facebook Home
  1. Travaillent dans le sens de l’optimisation en amont et/ou en aval :
    1. des apps d’optimisation de la gestion des mails, telles que .Mail, Cloze, Mailbox, Fluent, AOL Alto, SaneBox, Boomerang, Checker Plus
    2. des apps d’optimisation de l’agenda telles que BBZ10 Remember, Tempo, Sunrise
    3. des apps d’optimisation des tâches telle que Any.DO
    4. des apps qui mèlent gestion des mails et gestion des tâches, telle que Taskbox
    5. des apps d’analytics et datavisualisation telles que Panic Status Dashboard, Geckoboard, Cyfe, Leftronic
    6. des apps de gestion des contacts : Write that name, Rapportive

Voilà ! Autant dire que les initiatives ne manquent pas ! Reste à savoir lesquelles sont les plus efficaces en fonction des situations de chacun. Mais ça, y’a qu’à demander pour étudier la question… ;-)) !!! D’ailleurs, je vais essayer, dans les semaines (et mois !!) qui viennent, de revenir plus en détail sur telles ou telles de ces pistes de travail dans de prochains articles.
 
Au passage, si vous avez des suggestions à me faire sur ce panorama, n’hésitez pas !!!

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